|
Pokyny členským subjektům ČKS
pro vyúčtování dotací v roce 2010
Veškeré dotace a finanční příspěvky lze
poskytnou pouze členským subjektům ČKS
( ZKO, KV ČKS, kolektivní členové ČKS ) na základě uzavřené
smlouvy. Tyto subjekty musí mít vlastní bankovní účet .
Všeobecně
a) Na všechny sportovní akce na které jsou poskytovány
prostřednictvím ČKS veškeré finanční prostředky ( tedy 100 %
) je nutno zpracovat finanční rozpočet akce a předložit ke
schválení v dostatečném předstihu . Pokud požadujete zálohu
na výdaje , uveďte tento požadavek zřetelně v průvodním
dopisu a smlouvě.
Zpracování rozpočtu
Do rozpočtu je nutno uvádět všechny předpokládané příjmy a
výdaje, včetně sponzorských příspěvků a darů související s
realizací akce . Sponzorské příspěvky nelze použít k
úhradě nákladů , které nejsou uvedeny ve schváleném
rozpočtu. Pokud jsou sponzorem poskytnuty finanční
prostředky, nelze je použít na nákup krmení sponzora. Pokud
pořadatel předpokládá poskytnutí upomínkových předmětů ,
medaile, apod. z prostředků sponzora je tuto skutečnost
nutno zapracovat do návrhu rozpočtu.
U sportovních akcí je nutno současně s návrhem rozpočtu
zaslat i návrh smlouvy ve dvojím vyhotovení .
Po schválení bude vráceno : 1 x potvrzený výtisk rozpočtu
1 x potvrzená smlouva
b) Na akce, na které ČKS přispívá pouze dílčími náklady,
není třeba předkládat finanční rozpočet , výše částek je
uvedená ve smlouvě současně s uvedením účelu - konkrétní
akce .
Smlouva o poskytnutí finančních prostředků
U sportovních akcí je nutno zaslat návrh smlouvy ve dvojím
vyhotovení současně s návrhem rozpočtu.
U ostatních vyúčtování poskytnutých finančních prostředků
zasílejte oba vyplněné výtisky smlouvy spolu s vyúčtováním.
Současně se sdělením o výsledku vyúčtování bude jeden výtisk
uzavřené smlouvy vrácen.
I.Vyúčtování sportovních akcí
1. Vyúčtování se provádí na formuláři „Rozpočet a vyúčtování
sportovní akce ČKS“ a to vepsáním příslušných částek ve
sloupci „skutečnost“
2. Povinnými přílohami vyúčtování jsou
a) seznam účastníků akce rozdělený podle jejich poslání
(činnosti); u akcí mládeže se uvádějí
i osoby doprovázející ml. závodníky
b) výsledková listina (bez zřetele na to, že její exemplář
převzal hlav. rozhodčí)
c) údaje o tom, komu byly předány ceny – poháry; u prvních
tří musí být uvedena jména i
příjmení
d) originály účetních dokladů, týkajících se akce
e) soupis účetních dokladů (účetní doklady seřazeny a
nalepeny za sebou dle soupisu)
f) katalog akce
g) nebude se proplácet náhrada za zajištění terénů,
pořadateli může být navýšena odměna za uskutečnění akce max.
2000,- Kč na úhradu výdajů spojených se zajištěním stop
3. V soupisu ( seznamu) účetních dokladů musí být jednotlivé
doklady zapsány a nasčítány dle jednotlivých kapitol
(částí) „Rozpočtu sportovní akce ČKS“ a zrekapitulovány.
4. Obsah účetních dokladů (povinné náležitosti) je stanoven
v odd. IV.
5. ZKO a spec. kluby musí vést vždy účtování o
prostředcích ze státní dotace v hlavní účetní knize odděleně
od ostatních prostředků (i od vlastních zdrojů vynaložených
na projekt)
6. Vyúčtování sportovní akce musí být provedeno do
jednoho měsíce po jejím uskutečnění , nejpozději do 30.9.
tohoto roku,výjimkou jsou akce v měsíci říjnu a
listopadu.
II. Vyúčtování údržby, oprav a nákupu materiálu,
předmětů dlouhodobého majetku atd.
1.Vyúčtování se provádí na formuláři „Vyúčtování dotace MŠMT
– ČKS“.
Při účtování nutno dodržovat zákon o účetnictví, nezapomínat
na podpisy odpovědných
osob na dokladech
2. Povinnými přílohami vyúčtování jsou:
a) originály účetních dokladů
b) soupis účetních dokladů
c) vyhodnocení akce - na co bylo použito finančních
prostředků (viz zadní strana vyúčtování)
3. Účetní doklady – kromě náležitostí uvedených v části IV.-
musí obsahovat též odvolání na:
- inventární čísla objektů, na jejichž údržbu, opravy atd.
byly příslušné výdaje vynaloženy
- inventární čísla předmětů drobného dlouhodobého majetku,
které byly pořízeny,
- čísla položek v evidenci zásob, pod nimiž jsou zapsány
nakoupené, ale
nepoužité či nespotřebované materiály.
4. Obsah účetních dokladů (jejich podstatné náležitosti) je
stanoven v odd. IV.
Vyúčtování údržby, oprav, nákupu materiálu, předmětů
dlouhodobého majetku atd. nutno provést do dvou
měsíců od potvrzení o poskytnutí dotace, nejpozději však
do 30.9.tohoto roku .
III. Seznam (soupis) účetních dokladů
Seznam účetních dokladů se předkládá ve dvojím vyhotovení.
Sekretariát ČKS potvrdí, že originály převzal k trvalé
úschově (archivaci) a vrátí potvrzenou kopii seznamu
uvedených účetních dokladů.
Na vyžádání poskytne členskému subjektu tyto doklady na dobu
nezbytně nutnou (pro případné kontroly).
Vysvětlivka: v seznamu účetních dokladů
se uvádí
ve sloupci 2: pořadové číslo, pod nímž je doklad zapsán v
peněžním deníku
ve sloupci 3: zkratka příslušného druhu dokladu a jeho
pořadové číslo (v rámci druhu).
IV. Účetní doklady
Účetními doklady přikládanými k vyúčtování jsou, (u
organizačních jednotek účtujících
v soustavě jednoduchého účetnictví), zejména:
-příjmové pokladní doklady (PPD)
-výdajové pokladní doklady (VPD)
-cestovní příkazy = vyúčtování prac. cest (CP), pokud nejsou
přílohami k VPD
-výpisy z běžných účtů u peněž. ústavu (Bv),
Stvrzenky, paragony
a další číslovaná potvrzení od příjemců hotovosti při
placení nákupů jsou jen přílohami k VPD a musí obsahovat
nebo být doplněny rozpisem položek nákupu. (nestačí
potvrzení celkové částky jako např. „občerstvení 350,- Kč“
nebo „doplnění lékárničky 1900,-)“
Přijaté faktury (pf) a dodací listy (dl)
jsou rovněž přílohami k účetním dokladům prokazujících
úhrady. Při úhradách v hotovosti jsou spolu s potvrzením
příjemce o přijetí v hotovosti přílohou k VPD; při úhradách
prostřednictvím peněžního ústavu jsou přílohou k výpisu z
bankovního účtu (Bv).
Správnost údajů uvedených ve faktuře (jak co se týká druhu,
množství, ceny, jakosti, tak i po stránce početní), musí být
na faktuře vyjádřena doložkou „správnost údajů potvrzuje“,
a pod. a podpisem, názvem a funkcí osoby, která provedla
kontrolu.
Při úhradě v hotovosti je nutné potvrzení příjemce o přijetí
v hotovosti.
Upozornění:
Příkaz k úhradě daný peněžnímu ústavu není účetním dokladem,
prokazujícím provedení platby.Platí výpis účtu, kde byla
platba provedena.
Cestovní příkazy (CP)
(vyúčtování prac. cest) jsou buď samostatnými účetními
doklady v řadě VPD (v individuálních případech) nebo
přílohami k VPD, jimiž se souhrnně dokumentuje výdej peněz
několika příjemcům ze stejného důvodu (účel) při jedné akci.
Kromě nezbytných identifikačních údajů (například o
spolucestujících , použitém doprav. prostředku – včetně
druhu a SPZ a vykazovaných jednotlivých jízdách) musí být na
CP:
- razítko org. jednotky (vlevo nahoře),
- razítko, podpisy a datum v kolonkách „datum a podpis
pracovníka oprávněného k povolování prac. cesty a datum a
podpis pracovníka (s uvedením funkce) souhlasícího se
způsobem provedení
- podpisy pokladníka, schvalovatele a příjemce s uvedením
čísla jeho OP (v dolní části).
Bankovní výpisy (Bv)
peněžního ústavu o stavu a obratech na běž. účtu jsou
řádnými účetními doklady, na jejichž podkladě se provádějí
úč. zápisy v peněž. deníku. Netýká se to ale položek výběrů
či vkladů hotovosti na bank. účetch, které jsou účtovány na
podkladě PPD či VPD doložených stvrzenka-mi banky. U těchto
položek se na bank. výpisu poznamená číslo příslušného PPD
či VPD na jehož základě byla příslušná peněžní operace již
zaúčtována v peněžním deníku.
Při úhradách faktur za pořizované hmotné předměty je nutno
na dokladech uvádět i inventární číslo, pod nímž je
příslušný předmět zapsán v Inventární knize. Platí to i pro
překážky, zástěny atd.
Pokladní doklady příjmové (PPD) i výdajové (VPD)
a) při platbách v hotovosti fyzickým osobám, které nejsou
živnostníky (nemají IČO) nutno ve VPD uvádět čísla jejich
občanských průkazů či jiný údaj (např. „osobně znám“)
b) při platbách v hotovosti fyz. osobám, které se zabývají
podnikáním (mají živnostenský list a IČO), jakož i všem
představitelům či zaměstnancům právnických osob (a těmi jsou
i občanská sdružení, zejména sportovní organizace) nutno
od příjemců vyžadovat potvrzení o přijetí hotovosti,
podpis příjemce na VPD v těchto případech není nutný a
nahrazuje se poznámkou „dle přílohy“, ale na přílohách
musí být čitelně uvedeno jméno a podpis příjemce,
který převzal dodávku.
c) na pokladních dokladech nutno též uvádět:
- počet příloh a pokud je jich více, tak nutno uvést
rekapitulaci jejích částek, (jejich
součet musí být shodný s celkovou částkou vyjádřenou slovy
na VPD).
- odvolání na čísla opravovaných objektů či pořizovaných
předmětů dlouhodobého
majetku pod nimiž jsou zapsány v knize inventáře
(inventurní čísla)
- jméno a funkci (čitelně vypsané – oba tyto údaje) s
podpisem schvalujícího
(v rubrice „schválil“).
Je nutno používat takové pokladní doklady (příjmové i
výdajové), které mají předtištěny rubriky údajů stanovených
zákonem o účetnictví; u příjmových dokladů je nutno
používat takové, které jsou již pořadově očíslovány
(v sériích) a zdvojeny shodně číslovanými kopiemi (=
stvrzenky pro plátce). Jména funkcionářů, (oprávněných
osob), je nutno kromě podpisu, ještě uvést hůlkovým písmem s
uvedením funkce.
V. Vysvětlivky:
Údržba x oprava (vyhl. č. 162/80 Sb).
Při údržbě jde o pravidelnou péči o
hmotný majetek, čímž se zpomaluje proces jeho fyzického
opotřebení a předchází se jeho následkům, aby se zajistil
provozuschopný stav a bezpečné užívání, popř. aby se
odstranily drobné závady
Při opravě jde o náhradu něčeho, co
opravovaný předmět majetku již měl (co obsahoval) a co bylo
poškozeno.
UPOZORNĚNÍ
Při schvalování a úpravách rozpočtů bude přihlédnuto:
- k maximální hospodárnosti při realizaci VS
- k rozpočtům akci obdobného charakteru prováděných jinou
ZKO
- k zjištěním a upozorněním RK ČKS
- k rozpočtům a vyúčtování akcí minulých
Vyúčtování jízd vlastními vozidly na akci i při její
přípravě se provádí na cestovních příkazech. Každý tiskopis
(cestovní příkaz), musí obsahovat přesné údaje o ujetých km,
čas, datum a konkrétní důvod, proč bylo vozidlo použito.
Uznány budou pouze doklady splňující tyto požadavky a
splňující požadavek efektivního využití vodidla (počet jízd
při zavážení závodníků, přesnost, potřebnost převáženého
materiálu, využití vozidla apod.)
Výše finančních prostředků, poskytnutých v souladu s
uzavřenou smlouvou
a potřebných pro realizaci akce, bude jedním ze základních
hledisek při schvalování případného finančního příspěvku za
její realizaci. Zejména budou vzaty v úvahu náklady,
související s běžným provozem cvičiště nebo jeho technickým
vybavením. Na základě zkušeností z minulých let je smluvně
ošetřeno zaslání výsledkových listin a fotografií.
Nelze účtovat : a) v rozpočtu neschválené náklady
b) úhradu el. energie a vody
Do vyúčtování neuvádějte neschválené náklady, tj. takové,
které nejsou uvedeny
ve schváleném rozpočtu.
Vyúčtování zašlete podle zaslaných pokynů, opakují se
nedostatky v potvrzování správnosti výdajových dokladů,
často chybí podpisy a funkce schvalujícího , na CP nejsou
vždy uvedeny SPZ vozidla a důvod úhrady (za posuzování,
výkon funkce šlapače, figuranta, apod.).
|